Dataverwerving: Mag Jelle wel met vakantie?

ncXf1daOnline kwam ik een Amerikaans defensierapport tegen over problemen van logistieke dataverwerving en -kwaliteit. De problemen die in het rapport worden geschetst komen sterk overeen met mijn ervaring bij onze klanten.

Het leek zo duidelijk. Een analyseprojectplan met duidelijke mijlpalen en randvoorwaarden. Een plan dat is gebaseerd op het vertrouwen dat een interne of externe opdrachtgever heeft in de beschikbaarheid van data, mede omdat hij beschikt over zogenaamde add-on systemen om data uit het ERP te halen… “Jelle is onze analist. Jelle kan in alle systemen, dus die kan jullie prima op weg helpen!” De praktijk is weerbarstiger. Jelle heeft nog 8 projecten, of hij kan slechts 60% van de data in het ERP-systeem vinden, of… hij koppelt nét voor de komende vier weken zijn caravan achter de auto.

Het Amerikaanse defensierapport blijkt uit 1997 te komen en gaat over systemen uit 1987! Al meer dan 30 jaar worstelen onderzoekers en bedrijven kennelijk met de vraag waar ze goede logistieke data vandaan kunnen halen. Waarom is het een probleem en wat kunnen we er aan doen?

Zorgwekkend

De oorzaken achter problemen met dataverwerving en datakwaliteit zijn om drie redenen zorgwekkend: Ze kunnen leiden tot slechte reputaties, slechte analyses en verhoogde bedrijfsrisico’s.

Het eerste punt noemde ik al bij de introductie van Jelle. Logistieke data verzamelen en deze gereed maken voor analyse blijkt veel meer tijd en inspanning te vergen dan oorspronkelijk bedacht. De gevolgen laten zich raden: bijsturing op het project en vraagtekens bij de opdrachtgever.

Daarnaast vertraagt slecht beschikbare data de modelontwikkeling en modelvalidatie en daaraan gerelateerde verbetervoorstellen. Jelle is vooral de hele dag bezig om de data “goed” te krijgen. Aan analyseren komt hij niet meer toe, laat staan aan procesverbetering!

Het laatste punt is dat we teveel Jelles bij bedrijven zien die optreden als single knowlegde workers. Het leidt tot een verhoogd bedrijfsrisico als kennis en ervaring voornamelijk bij één persoon in het hoofd zit en/of niet is vastgelegd in processen of systemen. Ik laat daarbij maar even buiten beschouwing dat sommige Jelles die status quo als comfortabel ervaren in onzekere tijden.

Tips voor verbetering

Betrek Jelle in een vroeg stadium van een project, liefst al bij het opstellen van een plan van aanpak. Jelle kan meestal zelf het beste aangeven wat mogelijk is en of er nog vakanties zijn die de planning in de weg staan.

Zorg daarnaast voor een datacollectie-strategie. Dataverwerving en -analyse is vaak een stap in de plan-do-check-act cyclus van Deming. Werk de samenhang van deze stappen uit tot een compleet plan waarbij steeds duidelijk is welke data bijgehouden dient te worden, welke kwaliteit de data moet hebben en waar de data precies voor nodig is.

Verandering in bedrijfsprocessen is vaak een belangrijke constante. Bedrijfssystemen en bijbehorende datastructuren hebben daardoor een beperkte levensduur. Denk daarom ook eens aan een separate database of zelfs een datawarehouse. Deze zijn niet alleen geschikt voor de grote bedrijven of multinationals. Het heeft al snel meerwaarde als over verschillende systemen heen procesdata sneller, betrouwbaarder en minder afhankelijk van Jelle beschikbaar kan komen voor analisten en onderzoekers.

Data generation

superman-silhouette-image-3Binnen het innovatieproject Maselma (Maintenance & Service Logistics for Maritime Assets) werken we aan een data-generation project. Daarin ontwikkelen we een raamwerk voor gestructureerde dataverwerving voor specifieke onderzoeksdoeleinden. Dat vind ik een gezonde ontwikkeling, aangezien dataverwerving en –kwaliteit heel lang niet als een zinvol onderwerp werd gezien.

Data was 30 jaar lang iets voor nerds in de kelders van IT-afdelingen. Het was iets voor Jelle, die men het liefst zo laat mogelijk in een project betrok. Gelukkig zien we steeds vaker dat het ook anders kan. Wat mij betreft is dit een mooi moment om Jelle als superheld dicht bij het project neer te zetten. Zo kan hij eindelijk eens rustig met vakantie.

Meer weten?

Friso Kuipers
Senior Consultant