mei

Afgelopen week drong het nog weer eens goed tot me door dat we met alleen briljant onderzoek, bijbehorende analyse, conclusies en advies eigenlijk nog nergens zijn. Logisch, zult u zeggen, want de harde euro’s kunnen we alleen in de praktijk realiseren. En juist dat blijkt voor en bij de verschillende bedrijven nogal eens lastig. De oorzaken zijn legio en een aantal ervan weet u vast direct te benoemen.

Frustrerend? Zeker, want als er één ding is waar wij als Gordian van zijn, dan is dat van het realiseren van service supply chain verbeteringen (lees betere service, lagere kosten, lagere investeringen in werkkapitaal). Maar waarom blijkt het in de praktijk dan soms toch zo lastig om het verbeterpotentieel te verzilveren? Wat zijn de belangrijkste oorzaken en valkuilen?

Het verbeterpotentieel blijkt er niet te zijn

Een van de oorzaken ligt in het feit dat het verbeterpotentieel er simpelweg toch niet is. Ik hoor het u al zeggen: “Dan zal het onderzoek wel niet goed uitgevoerd zijn”. En inderdaad komen wij bij onze klanten situaties tegen waarbij de business case die ze eerder zelf opstelden niet juist bleek. Frustrerend, want daarmee moet ik kort na aanvang gaan uitleggen dat de business case niet oké is. En, nog erger, ik moet op zoek naar een ander implementatieproject omdat het hele feest niet doorgaat als er geen positieve business case is.

De oorzaken hiervan liggen op het vlak van het gebruik van verkeerde/onbetrouwbare data, fouten in de analyse, een te simpele benadering van het (complexe) probleem, etc. Mijn advies: betrek eerder een (externe) professional bij het opstellen van de business case en pas het “vierogenprincipe” toe. Niet voor niets valideren we standaard bij elk project de business case, en ons eigen onderzoek en analyse leggen we altijd voor aan een expert collega.

Situatie is veranderd

Een ander fenomeen dat ik in de praktijk tegenkom, is dat de situatie inmiddels veranderd is. Eerdere op zich juiste analyses, adviezen en conclusies passen niet meer in de huidige situatie. De wereld om ons heen verandert snel en dus is actualisering van het onderzoek naar de huidige situatie – onderzoek dat altijd gebaseerd is op historische data – van enorm belang. Niets is namelijk vervelender om als projectmanager te ervaren dan dat er in de tussentijd (tussen onderzoeksperiode en implementatiemoment) allerlei veranderingen hebben plaatsgevonden. De organisatie veranderde, bepaalde processen lopen anders, klanten kregen andere wensen, et cetera. Daar sta je dan als professional met je business case en plan van aanpak.

Organisatie wil/kan niet

Oké, stel we hebben een goede, gevalideerde en geactualiseerde business case. Succes gegarandeerd zou je zeggen. Helaas, nu komen we op de echte uitdaging van elk verbetertraject en blijkt dat ook logistieke verbeterprojecten zich gedragen als elk ander organisatievraagstuk.

Ik maakte inmiddels al veel mee maar toch verbaast het me elke keer weer dat als het er op aan komt om stevige besluiten te nemen, MT’s en directies soms op het laatste moment hun keutel intrekken. Onbegrijpelijk dat men nadat er een flink bedrag aan onderzoek, analyse en pilots is uitgegeven, waaruit een flinke jaarlijkse besparingspotentieel blijkt, toch besluit om het nog even niet te doen.

Bang voor de reactie van het personeel, weerstand in de organisatie, afbreukrisico voor eigen positie? Ik weet het niet, maar bedenk dat dan vóór dat je een heel circus van onderzoek en proeftuinen optuigt. Dat bespaart dan in iedere geval een hoop advieskosten en het voorkomt een hoop teleurstelling bij zowel opdrachtgever (wel veel kosten maar geen opbrengst) als consultant (geen gerealiseerde verbeteringen).

Verkeerde project-/veranderaanpak

Teleurstelling komt voort uit verkeerde verwachtingen, leerde ik al heel vroeg in mijn loopbaan. Aandoenlijk is het dan ook dat directies en MT’s toch regelmatig oprecht teleurgesteld zijn, als blijkt dat het project aan alle kanten ontspoort. Tijd, geld, kwaliteit en doorlooptijd, op elk vlak gaat het flink mis als we alle principes van goed projectmanagement negeren. En dat doen we “en masse” merk ik. Opdrachtgevers ontbreken regelmatig, er blijkt geen goed plan van aanpak, het sturen op bovengenoemde aandachtsgebieden gebeurt onvoldoende en vooral het gebrek aan communicatie is echt een project “killer”. Hebben we dan helemaal niks geleerd van alle projectmanagement cursussen met z’n allen? Blijkbaar niet en daarom besteden wij bij Gordian steeds meer aandacht aan de veranderkundige kant van onze projecten. Dat kost tijd en geld, maar een falend project kost nog onnoemelijk veel meer.

Succeskans meer dan verdubbelen?

Nu zou je kunnen denken dat als we alle bovenstaande valkuilen dicht gooien, ontwijken of verwijderen, dan gloort het succes aan de horizon. Helaas, ook dan is er geen garantie voor succes. Maar de kans dat uw verbeterproject oplevert wat u er van verwacht en dat u een organisatie om u heen heeft die samen met u de schouders eronder zet om het tot een succes te maken, is met meer dan 100% toegenomen. En mocht u hierbij toch onze hulp nodig hebben, dan weet u waar u terecht kunt.