Iedere monteur kent het wel: je hebt nét dat ene onderdeel nodig om een machine weer aan de praat te krijgen, maar niemand weet precies welk onderdeel het is, waar het ligt, of zelfs hoe het heet. En voor je het weet, ligt de hele productie stil omdat er ergens ooit iets ongecodeerd besteld is onder de naam “dingetje voor de pomp”. In een tijd waarin iedereen het heeft over slimme fabrieken, AI en predictive maintenance, is het opvallend dat het beheer van reserveonderdelen nog zo vaak een rommeltje is. Gelukkig is er een route naar de oplossing: spare parts contracten. Niet sexy, wel essentieel. In deze blog lees je waarom ze het verschil maken tussen chaos en controle, en hoe ze kunnen fungeren als de WD40 die je onderhoudsproces soepel laat draaien.

Ongecodeerde spend zorgt voor chaos in de keten

Wanneer onderdelen zonder artikelnummers of uniforme beschrijvingen worden besteld, ontstaat er niet alleen chaos in het magazijn en in het onderhoudsproces, maar ook bij verwerving. Dit speelt zich af op operationeel vlak, daar moet namelijk veel tijd gestoken worden in het zoeken van de juiste onderdelen en het opvragen van offertes. Dit alles is ook kostbare tijd die verloren gaat in het onderhoudsproces. Daarnaast is het in de tactische verwerving niet goed mogelijk om te zien hoe volumes in contracten geconsumeerd worden en beperkt het de inkoopkracht. Kortom een keten die stokt, niet optimaal is en niet continue kan verbeteren.

AI als sleutel tot herkenbare spend voor tendertrajecten

Om te komen tot een spare parts contract moet je uiteraard goed weten welke materialen je nodig hebt van de markt. Veel organisaties tenderen op basis van historische spend, maar lopen vast omdat een groot deel van die spend ongecodeerd is. Denk aan omschrijvingen als “filter”, “diverse onderdelen” of “reparatieset”, zonder verdere specificatie.
Met behulp van kunstmatige intelligentie (AI), en met name Natural Language Processing (NLP), kunnen deze ongecodeerde omschrijvingen automatisch worden geanalyseerd, gecategoriseerd en gekoppeld aan herkenbare productgroepen of artikelcodes. Hierdoor wordt het mogelijk om:

  • Spend te clusteren op basis van functie, toepassing of leverancier.
  • Duplicaten te herkennen
  • Tenderdocumenten te baseren op feitelijke behoefte in plaats van ruwe data.

AI maakt het dus mogelijk om ook de “verborgen” spend mee te nemen in strategische besluitvorming, en vormt daarmee een brug tussen historische chaos en toekomstgerichte inkoop.

Flexibiliteit in spare parts contracten is cruciaal

Natuurlijk is het essentieel om zo goed mogelijk zicht te hebben op de spare parts behoefte en kan AI-analyse hier voor een groot deel bij helpen. De scope van spare parts is natuurlijk een belangrijke driver voor de contractkosten, maar er zijn meer zaken relevant in een spare parts contract dan alleen goede materiaalprijzen. Denk hierbij aan:

  • SLA’s, dit kunnen levertijden zijn, maar ook beschikbaarheidsafspraken
  • Logistics value added services, zoals:
    • VMI, vendor managed inventory
    • Consignatievoorraad
    • Warehousing oplossingen, opslag dichtbij de assets
    • Retour logistiek, defecte onderdelen of verpakkingsmateriaal
    • Digitale integratie van (ERP) systemen

Spare parts laten zich verder kenmerken door veel onderdelen met onvoorspelbare vraag en een hoge mate van obsolescence. Juist daarom is het cruciaal dat een spare parts contract niet te rigide is opgesteld.
Een goed contract bevat niet alleen technische en logistieke afspraken, maar biedt ook ruimte voor aanpassing en bijsturing. Denk aan:

  • Flexibele clausules voor het toevoegen of herclassificeren van onderdelen.
  • Mechanismen voor periodieke evaluatie van datakwaliteit en leverbetrouwbaarheid.
  • Afstemming over gezamenlijke dataverrijking en het oplossen van afwijkingen.
  • Mogelijkheden om incourantierisico’s te mitigeren

Dit biedt de mogelijkheid om het contract mee te laten groeien met de realiteit van het onderhoudsproces én de voortschrijdende inzichten.

Spare parts contracten als motor voor het completeren van master data

Ook bieden spare parts contracten een unieke kans om leveranciers actief te betrekken bij het codificeren van artikelen en completeren van artikelgegevens, zoals omschrijvingen en producent artikelnummers. Leveranciers zijn vaak terughoudend om zonder formele afspraken, tijd en middelen te investeren in het verrijken van artikelgegevens. Maar met een contract op tafel, waarin samenwerking en datakwaliteit expliciet benoemd worden, zijn ze veel eerder bereid om te helpen bij het compleet maken van de master data. Dit versterkt niet alleen de relatie, maar verhoogt ook de databetrouwbaarheid in het hele onderhoudsproces.

Conclusie

Ongecodeerde spend is een stille kostenpost en een risico voor de continuïteit van je operatie. Een goed ingericht flexibel spare parts contract, ondersteund door AI, transformeert ongecodeerde chaos in strategische grip op onderhoud, kosten en continuïteit.

Do you want to know more?

Would you like to contact us or learn more about our solutions and the author?

Rutger Vlasblom