dec

Een technisch medewerker en een logistiek medewerker lopen een magazijn in. De technisch medewerker valt het op dat lang niet alle reserveonderdelen op voorraad liggen. De logistiek medewerker valt het op dat er torenhoge voorraden liggen die nooit gebruikt worden. Hoe passen beide beelden binnen één organisatie?

Met zowel mijn logistieke als technische achtergrond, zie ik binnen organisaties problemen ontstaan die voorkomen hadden kunnen worden door meer wederzijds begrip. Zo wordt er onder andere geklaagd over het volgende:

• monteurs die zich elke keer ergeren als het artikel dat ze nodig hebben niet voorradig is;
• materiaalplanners die zich afvragen waarom ze een artikel een reparatietraject van een half jaar in sturen, terwijl het artikel ook binnen een maand nieuw kan worden geleverd;
• of product engineers die zeggen dat hun input vaak niet serieus wordt genomen;
• of tactische planners die geen idee hebben hoeveel dure slowmovers op de plank horen te liggen.

Reserveonderdelen beheer vanuit twee perspectieven
De ras-techneut wil, als het even kan, alles (laten) repareren dat kapot gaat. En dan heb ik het niet alleen over de machines zelf, maar ook over alle individuele onderdelen uit zo’n machine. Ik snap dat goed; dingen repareren die het niet meer doen is leuk. Een beetje WD-40 hier, een reepje duct tape daar en als snelle oplossing werkt die vacuümpomp weer prima. In de tussentijd wordt een bestelling geplaatst bij de leverancier en de techneut hoopt/zorgt dat het artikel binnen is voordat de machine ernstige storingen vertoont. Op dat moment stuurt hij het oude artikel naar de reparatie werkplaats, zodat hij bij een volgende storing iets achter hand heeft.

Iemand met een puur logistieke achtergrond denkt alleen maar in kansen. En dan vooral het afdekken van een zo groot mogelijk deel van die kansen met zo min mogelijk middelen en moeite. Dat snap ik ook goed; een heel goedkope en simpele oplossing die 80% van alle gevallen werkt, is meestal vele malen beter dan alles op alles zetten om die 100% trachten te halen. Stel dat je 50 machines hebt die het zelfde type lager gebruiken en dat dit type lager gemiddeld over de hele werkvloer elke maand één keer faalt. Als de levertijd van deze lager 6 maanden is, dan kun je de gehele levertijd aan storingen afkopen door maar 6 van die lagers in de voorraad te leggen (plus wat veiligheidsvoorraad).

Waar de techneut beter kan vertrouwen op de logistiekeling
Voor artikelen die relatief vaak aangevraagd worden, geeft een statistische vraagvoorspelling een heel goede oplossing. In een omgeving met reserveonderdelen praat je dan over artikelen die meer dan 5 keer per jaar nodig zijn. Een techneut kan hier weinig bijdragen met zijn kennis van de artikelen. De techneut kan bijvoorbeeld beweren dat het desastreuze gevolgen heeft wanneer de lager uit bovenstaand voorbeeld niet voorradig is en dat er daarom altijd 50 stuks moeten liggen. Maar de kans dat er ook daadwerkelijk zoveel nodig zijn is behoorlijk klein. In de tussentijd worden wel alle kosten gemaakt voor het voorradig houden van al die artikelen. Het is hier dus beter om te vertrouwen op de analyses van een logistiek medewerker.

Waar de logistiekeling beter kan vertrouwen op de techneut
Hier tegenover staan de artikelen die heel weinig of zelfs nog geen aanvragen hebben gehad. Een logistiekeling kan hier bijna niets meer met zijn wiskunde. Er zijn simpelweg te weinig meetpunten voor een gegronde voorspelling. De keuzes die gemaakt worden, hebben wel veel invloed op het assortimentsbeheer. Als er te veel voorraad wordt aangehouden dan is er een grote kans dat alles stoffig op de plank blijft liggen. Als er te weinig voorraad ligt, dan kan de hele operatie van het bedrijf stil komen te liggen door de veelal lange levertijden. Hier komt de kennis van de machines van de technische medewerkers goed van pas. Zij kennen het storingsgedrag van de machines, weten of er bij een bepaalde storing maar één of gelijk vier onderdelen vervangen moeten worden en ze weten of de machine minder functioneert of helemaal onbruikbaar wordt. Laat de technisch medewerker dus een lijst maken van onderdelen die het functioneren van een machine garanderen (critical parts list). Spreek deze lijst goed door en maak
samen de afweging tussen wel of geen voorraad aanhouden.

Waar de logistiekeling en de techneut elkaar het beste aanvullen
Ik heb het nu vooral over het beheer van een gegeven assortiment gehad, maar er spelen binnen een organisatie ook andere zaken. Wat wordt er in het assortiment opgenomen? Welke artikelen moeten worden gerepareerd? En gebeurt dat repareren dan intern of extern? Door zowel de techneut als de logistiekeling bij deze vragen te betrekken, kan een beter besluit worden genomen. Door goed te communiceren en je in te leven in elkaars wereld, kunnen hier de juiste beslissingen worden genomen:

• artikelen blijken beter nieuw ingekocht te kunnen worden dan gerepareerd;
• externe (of juist interne) reparatietijden blijken veel korter en betrouwbaarder;
• of dat ene dure langzaam bewegende artikel waarvan je er net één wilde bestellen, blijkt toch uit te faseren volgend jaar.

Weet waar elkaars kracht ligt en maak daar ook gebruik van. Want technische medewerkers en logistieke medewerkers zijn samen nodig om alle machines draaiend te houden op de meest efficiënte manier.

Wanneer was het laatste constructieve gesprek tussen logistiekelingen en techneuten waar jij aan hebt bijdragen?