Draaiende assets met minder reservedelen – het kan!

Tijdens mijn 16-jarige carrière bij de Koninklijke Luchtmacht leerde en ervaarde ik dat het al of niet ter beschikking hebben van de juiste reservedelen de beschikbaarheid van technische systemen beïnvloedt. Op vliegbasis Volkel stonden vliegtuigen stil vanwege een tekort aan reservedelen terwijl die in Kleine-Brogel in België (68 km zuidelijk) op voorraad waren. Voor zogenaamde consumables of verbruiksdelen wisselde ik maandelijks onderdelen uit met mijn Belgische collega’s. Daardoor losten we elkaars tekorten op en verbeterde de beschikbaarheid van de reservedelen en daarmee de inzetbaarheid van de vliegtuigen.

Na mijn Luchtmacht-carrière deel ik nu mijn kennis en ervaring als consultant bij Gordian met service- en onderhoudsmanagers in diverse industrieën. Ik ervaar hierbij dat maar weinigen beseffen dat voorraadmanagement voor reservedelen zo enorm afwijkt van de algemeen bekende en beschikbare voorraadmanagementmethoden en -technieken. Het gevolg hiervan is dat veel service- en onderhoudsorganisaties ondanks hoge voorraden reservedelen toch veel problemen hebben met de tijdige beschikbaarheid van de juiste reservedelen.


Reservedelen- en systeembeschikbaarheid gaan hand in hand

De directe relatie tussen de tijdige beschikbaarheid van reservedelen en systeembeschikbaarheid (in dit voorbeeld de inzetbaarheid van vliegtuigen) wordt duidelijk aan de hand van onderstaande eenvoudige getallenvoorbeelden. Een technisch systeem is ‘Up’ (hij doet het, groen in onderstaand plaatje) of ‘Down’ (hij doet het niet, rood in onderstaand plaatje). In de tijd dat een systeem down is wordt er onderhoud uitgevoerd of wacht het systeem daarop. Die wachttijd wordt veroorzaakt door het niet direct beschikbaar hebben van één van de 4 M’s: Mensen, Middelen, Methoden of Materialen[1].

In de normale situatie in onderstaand plaatje bestaat de ‘Down’-tijd (28% per jaar) voor de helft uit wachten op materialen (14%) en voor de andere helft uit het daadwerkelijke onderhoud (14%).

Stel je nu eens voor dat we de wachttijd met 50% kunnen reduceren door een betere beschikbaarheid van reservedelen. Dan stijgt de uptime van het technisch systeem met 5% van 72% naar 77%.


Het ene voorraadbeheer is de andere niet

Het managen van voorraden t.b.v. service en onderhoud wijkt wezenlijk af van de alom bekende en gehanteerde methoden omdat:

  • de vraag naar reservedelen laag en mede daardoor onvoorspelbaar is,
  • reservedelen soms kritisch en/of repareerbaar zijn,
  • lever- en reparatietijden lang en onbetrouwbaar en
  • de prijs enorm hoog kan zijn

Vergelijk maar eens de vraag naar pakken koffie in de supermarkt met de vraag naar een willekeurig onderdeel (benzinepomp, startmotor, dynamo, etc.) in een autogarage.

Onderwerp Koffie Auto-onderdeel
Vraag Groot en stabiel – goed voorspelbaar Klein en onverwacht – lastig voorspelbaar
Gebruik Eenmalig, verbruikt, geconsumeerd Meermalig gebruik – gereviseerde onderdelen beschikbaar, reparatie mogelijk
Logistieke keten Eén richting – van plant tot klant Grotendeels gesloten keten tussen gebruik en revisie/reparatie en soms verschrotingen
Belang – kriticiteit Klein – er zijn meerdere merken beschikbaar Groot – Afhankelijk van merk en type past maar 1 specifiek onderdeel
Voorraad In de winkel Specifieke onderdelen niet op voorraad
Levertijden Kort en stabiel Kunnen lang en onbetrouwbaar zijn afhankelijk van het benodigde onderdeel
Prijs Laag Hoog

 

Over een betere balans tussen de beschikbaarheid van reservedelen en de benodigde voorraad publiceerde Gordian al veel[2] en dat herhalen we hier slechts kort. Door de volgende maatregelen creëren we de juiste service- of onderhoudsvoorraad:

  • Onderscheid maken in reservedelen voor planbaar (preventief) onderhoud en niet planbaar (correctief) onderhoud. In het generieke voorraadbeheer vergelijkbaar met het onderscheid tussen afhankelijke en onafhankelijke vraag.
  • Reservedelen voor niet planbaar onderhoud segmenteren: relatief goedkope snellopende verbruiksartikelen vragen andere instellingen en technieken dan relatief dure, langzaam lopende en repareerbare artikelen.
  • Toepassen van beter passende statistische modellen en vraagvoorspellingstechnieken.
  • Rekening houden met (in service en onderhoud veel voorkomende) onbetrouwbare lever- en reparatietijden.

 

Inmiddels hebben wij al meer dan 100 keer op basis van transactionele data uit ERP- of maintenance managementsystemen organisaties geholpen om de beschikbaarheid van reservedelen te verbeteren, tegen (veel) lagere voorraden én tegen lagere logistieke kosten. Deze besparingen betreffen niet de ‘theoretische’ kosten, maar daadwerkelijke ‘cash-out’-besparingen.

 

Blijven verbeteren met een continu verbeterproces

Voordat er überhaupt wordt gedacht aan interventies is het noodzakelijk om bewustzijn te creëren over het verbeterpotentieel. Start daarom altijd met een scan en kwantificeer het verbeterpotentieel. Zodra het besef er is van een geweldige business case pak je door: afhankelijk van het volwassenheidsniveau van het voorraadmanagement voer je projectmatige verbetertrajecten uit. Eén daarvan is de implementatie van een (voor service en onderhoud) passend voorraadmanagementsysteem voor reservedelen. Zo’n systeem is gebaseerd op en omvat een volledig gesloten Plan-Do-Check-Act cyclus waardoor het voorraadmanagement voor reservedelen voortdurend verbeterd wordt.

Ben je getriggerd en besef je dat je een voorraadmanagementsysteem voor koffie toepast op reservedelen? Neem dan eens contact op met ons. Ik maak je graag bewust van de kansen die er nog liggen. De kans is groot dat we de systeembeschikbaarheid flink kunnen verhogen tegen lagere voorraden en logistieke kosten.

 

Jürgen Donders
Ervaringsdeskundige

 

[1] We zijn ons ervan bewust dat de dagelijkse realiteit weerbarstiger is dan dit vereenvoudigde voorbeeld door redundantie, tijdelijk functieverlies en -herstel, praktische noodoplossingen, crashacties leverancier, etc. Hierdoor wordt vaak de pijn niet of minder gevoeld. Het kost echter wel geld en energie. Beter voorraadmanagement leidt tot minder verspilling van geld en energie.

[2] https://gordian.nl/nieuws-publicaties/publicaties/

Meer weten?

Jürgen Donders
Partner