apr

‘De’ tool of ‘het’ tool

Je kent het wel. Een van de collega’s is jarig en met de hele afdeling doe je aan het eind van de dag gezellig een drankje. Er komt nog een bittergarnituurtje bij en na de privégesprekken komen de echte discussies op tafel. Als specialisten in de logistieke sector gaat het dan uiteraard al snel over methodes, heuristieken en tools! Dan komt die ene moeilijke vraag: Is het nu ‘de’ tool of ‘het’ tool? Google verlost ons van deze kwelling. De tool! Weet je dat ook weer. Maar wat zijn nu de mogelijkheden van een tool? Heel veel! Zolang je de tijd er maar voor neemt.

Definitie ‘tool’

Ik zoek nog even verder naar de definitie van ‘tool’. Ik krijg een lijst van uiteenlopende antwoorden. Waarbij je met de laatste twee weer de blits maakt  tijdens het volgende feestje.

• Gereedschap
• Softwaregereedschap
• Hulpmiddel
• Een klein programma
• Amerikaanse Rock en Metal band
• Plaats in de Amerikaanse staat Texas

Taken van een tool

Een goede tool ondersteunt de gebruiker in zijn werkzaamheden. Dit kan doordat deze dagelijkse handelingen overneemt, waardoor de gebruiker productiever wordt. Denk aan het uitdraaien van lijstjes, het versturen van standaardmailtjes of het opslaan van acties. Daarnaast kan een tool ook meer inzicht geven. Dit leidt soms tot meer werk, omdat onbekende informatie boven water komt. Het ‘meer’ werk is altijd tijdelijk. Als de onderliggende problemen opgelost zijn, scheelt het de gebruiker uiteindelijk tijd.

Tool in Excel

Bij een ‘tool’ denken we als eerste aan Excel. Formules invullen in cellen op een werkblad. Excel geeft een duidelijk overzicht van je berekeningen. Daarbij is het heel toegankelijk. Tegenwoordig leert iedereen op school met Excel te werken. Ingewikkelde berekeningen hebben hun eigen standaardformule. Je hoeft ze alleen op te zoeken.

Uiteraard heeft Excel ook nadelen. Bij veel data gaat Excel haperen. Je krijgt gigantische formules, waarbij een foutje snel gemaakt is. Bij veel data is het overzicht weer snel verdwenen. Je blijft maar scrollen om je gewenste resultaat te bekijken en een kleine aanpassing is ook niet zomaar gedaan. En zeg nou zelf? Het ziet er niet ‘sexy’ uit.

Tool in Excel VBA!

VBA (Visual Basic Application), noem het Excel voor pro’s. Tijdens een van mijn opdrachten mocht ik hier helemaal los mee gaan. Ik kreeg de tijd mezelf om te dopen tot een VBA-master. Ik kwam er al snel achter dat in VBA veel meer mogelijk is. Bedenk het en maak het, uiteraard wel met enige restricties. Zo komt uiteindelijk de datarestrictie weer om de hoek kijken. Maar voordat de limiet bereikt is, kun je er leuke dingen mee doen. Zo is het plaatje hiernaast het home-scherm van een VBA-tool die wij bij Gordian ontwikkeld hebben. Al veel meer ‘sexy’, al zeg ik het zelf.

Door te programmeren in VBA, kun je ook makkelijk communiceren met een Access database. Daardoor hoeven de zware berekeningen niet meer plaats te vinden in Excel. Dit maakt de tool nog sneller. Via verbindingen halen we tabellen op vanuit Access en de gefilterde informatie tonen we op een schil in Excel.

Tijdrovend

Een tool maken is leuk, maar ook tijdrovend. Een knopje extra neemt al snel veel tijd in beslag. Zeker als je tool uit veel functionaliteiten bestaat, is een kans op een error groot. Elke programmeur zal het bevestigen: de tijd die je kwijt bent aan het oplossen van een bug is onzekerder dan een loterij. Een gouden tip; ga er vanuit dat je er langer mee bezig bent, dan je zou willen. Zeker als je met nul kennis begint. Verdiep je van tevoren goed in de programmeertaal van je tool. Dat scheelt veel werk tijdens het maken ervan!

Je eigen tool

Om terug te komen op de vraag uit de inleiding: Wat kun je allemaal met een tool? Zoals ik al aangaf: heel veel! Uiteraard met een aantal restricties, waarbij we voor Excel vooral letten op de datahoeveelheid. Maar de mogelijkheden zijn enorm. Dus ga aan de slag en stuur een voorbeeldje van jouw tool door. Misschien dat we er samen eens over kunnen sparren.

Rogier Zoun – Young Gordian

Hoe gaat het er eigenlijk aan toe binnen Gordian? Rogier is een van onze Junior Consultants en geeft regelmatig een kijkje achter de schermen bij Gordian.