dec

De laatste decenia is er veel voorgeschreven hoe, langs de lijn van total cost of ownership, leveranciers van dure systemen gecontracteerd en gemanaged kunnen worden. De vraag die een gebruiker van systemen zich hierbij ogenschijnlijk hoort te stellen is: “moeten wij niet volledig ontzorgd worden”. De indruk die vanuit de theorie gewekt wordt is dat u niet ver genoeg kunt gaan met het beleggen van verantwoordelijkheden bij deze leveranciers. Maar is dit werkelijk zo of gaat u misschien juist te ver in deze “ontzorging”?

In de kapitaalintensieve industrie zie ik vaak genoeg dat de gekozen vorm van prestatiecontracten niet altijd leidt tot het beste resultaat. Hier liggen in mijn ogen drie belangrijke redenen aan ten grondslag:

1. Beide partijen verdiepen zich niet goed en niet tijdig in elkaars kennis en ervaringen met instandhouding en prestatiecontracten
2. Beide partijen besteden onvoldoende tijd aan het stellen van de juiste doelen van het prestatiecontract
3. Gebruikers zijn onvoldoende ingericht voor goed contractmanagement

Ken de sterktes en ontwikkelgebieden van uw leverancier
De potentiële aanschaf van kapitaal intensieve systemen is het moment om keuzes te maken over een geschikt prestatiecontract voor de instandhouding van systemen. In de praktijk zie ik toch vaak dat in deze fase vooral aandacht is voor de initiële aanschafprijs en kwaliteit en dat de kennis en ervaringen van een leverancier met prestatiecontracten ondergeschikt zijn. Sterker nog, deze kennis en ervaring worden vaak pas enigszins inhoudelijk onderzocht op het moment dat de keuze voor een leverancier al gemaakt is. Het is essentieel dat een goede verkenning in een vroeg stadium op een zorgvuldige manier plaatsvindt. Dit vergt een actieve houding waarin de klant de leverancier uitdaagt om scherp te maken met welk deel van de prestatiecontracten hij reeds ervaring heeft en waar dit nog ontbreekt, zodat er in transparantie keuzes gemaakt kunnen worden tussen enerzijds beproefde concepten en anderzijds nog te ontwikkelen terrein.

Prestatiecontracten moeten groeien naar succes
De gebruiker van systemen moet uiteraard dromen over een ideaal plaatje van de samenwerking, de leverancier zal dit zelf ook doen. Het is in de opstartfase van een nieuwe samenwerking essentieel dat klant en leverancier elkaars dromen begrijpen, om zo de verwachtingen van de contractvorm goed te managen. Na het dromen is het belangrijk om terug te stappen in de realiteit. Dit betekent dat je als klant bewust wordt van de mate waarin je zelf “klaar” bent om prestatiegerichte contracten aan te gaan. Zijn de eigen processen optimaal ingericht, immers het uitbesteden van eigen inefficiënte processen lost het probleem niet op.
Een goed beeld van de realiteit helpt bij het vaststellen van een reële roadmap om te komen tot de stip aan de horizon. Te grote stappen leidt tot lange veranderprocessen en uitgestelde resultaten, terwijl een samenwerking gebaat is bij korte termijn successen ook al zijn deze maar klein van omvang.

Goede prestatiecontractmanagers zijn onmisbaar!
Het komen tot een goed prestatiecontract is een flinke klus, echter nog geen garantie tot goede prestaties. Ik kom regelmatig tegen dat er goede contracten zijn gerealiseerd, maar dat resultaten uit blijven omdat er geen goed contractmanagement volgt. Contractmanagement van prestatiecontracten vergt een functionaris die op het snijvlak zit van instandhouding en inkoop. Deze rol krijgt zelden een goede invulling binnen organisaties met als gevolg prestatiecontracten waarvan het managen en bijsturen niet plaatsvindt.

Mijn beeld is dus dat de mate waarin u zich moet laten ontzorgen door uw leverancier een gezamenlijk groeiproces is waarbij de gebruiker altijd een “smart-buyer” moet blijven. In dit groeiproces moet de eerste stap van het prestatiecontract vooral gericht zijn op het kennis en ervaringsniveau van beide partijen. Goed prestatiecontractmanagement is essentieel in het najagen en reëel bijsturen van het optimale prestatiecontract. Gaandeweg kan de ontdekking best eens zijn dat de initiële droom van het prestatiecontract niet de optimale is.