Na de euforie van het contract de kater?

Professioneel Contractmanagement loont

Gebruikers zijn onvoldoende ingericht voor goed contractmanagement! En, de rol van Contractmanager krijgt zelden een goede invulling binnen organisaties met als gevolg prestatiecontracten, waarop geen management en bijsturing plaatsvindt!
Stevige en terechte uitspraken van mijn collega Rutger Vlasblom vorige maand in zijn blog over prestatiecontracten. Voor veel bedrijven is dat overigens makkelijker gezegd dan gedaan.

Rendement van Contractmanagement nog onvoldoende bekend
In gesprek met bedrijfsdirecties over Contractmanagement merk ik namelijk dat het belang van Contractmanagement vaak nog onduidelijk is. Als ik vervolgens uitleg dat optimaal Contractmangement de toegevoegde waarde van een contract 10 tot 20 procent boven het beoogde niveau kan brengen, heb ik hun aandacht. 10 tot 20 procent op een jaarlijkse contractwaarde van zeg 10 miljoen! Dat klinkt mooi, maar is het ook waar?

Volgens onderzoeken van Price Waterhouse Coopers en de international Association for Commercial and Contract Management (IACCM) wel. Zij bevestigen bovenstaand potentieel en onderzochten ook het effect van zwak uitgevoerd Contractmanagement.

Zwak uitgevoerd Contractmanagement heeft negatieve impact
Op de vraag, gesteld aan 9000 deelnemers van het IACCM onderzoek, wat de impact is van zwak uitgevoerd Contractmanagement op het bedrijfsresultaat, was het korte en krachtige antwoord: een negatieve impact van 9,15%.

De oorzaken herkent u vast uit uw eigen omgeving of verleden:

• Er is onenigheid over de scope van het contract
• Contractwijzigingen worden onvoldoende afgehandeld en vastgelegd
• Overeengekomen prestaties worden niet gehaald door te hoge toezeggingen
• Er zijn problemen in de prestaties door onenigheid over de beschrijving ervan
• Er zijn problemen met subcontractors

De gevolgen zijn groot. Problemen in de levering van goederen en diensten, gezeur en gezever over de prestaties en bijbehorende boeteclausules en in het uiterste geval een rechtszaak en ontbinding van het contract.

Het niet op orde hebben van het Contractmanagement kost uw bedrijf dus, als u het niet goed organiseert, serieus extra tijd en geld, terwijl het in potentie juist veel kan opleveren.

Professioneel contract management maakt het verschil
Naast de financiële “winst” van 10 tot 20 procent van de contractwaarde zijn er ook andere voordelen te behalen. Voordelen zoals meer “grip ”op het contract, een betere dienstverlening, minder afwijkingen en beter risicomanagement. Belangrijke kwalitatieve voordelen, want uiteindelijk gaat het bij Contractmanagement om het maximaliseren van de (toegevoegde) waarde van het contract voor de organisatie en niet zozeer om zo laag mogelijke kosten. Alle reden dus om de rol van Contractmanager goed in te voeren. Dit blijkt vaak nog onontgonnen terrein.

Vaak nog onontgonnen terrein
Veelal is Contractmanagement “iets wat er een beetje bijgedaan wordt” door inkoop en de operatie. Is er wel een contractmanager aangesteld, dan ontbreekt vaak een goed ingevoerd Contractmanagementproces en focus.

Professioneel Contractmanagement richt zich op maximalisatie van de contractprestatie en minimalisatie van contractrisico’s in opdracht van de Contracteigenaar. De Contractmanager voert dit uit op basis van een gedelegeerde verantwoordelijkheid en bijbehorende bevoegdheden, een gedegen en professioneel Contractmanagementproces en een open en transparante samenwerking met leveranciers en intern betrokkenen.

Dat klinkt mooi, maar de invoering ervan is geen sinecure. Niet iedereen zit namelijk te wachten op een Contractmanager die een kritische review doet van het zojuist “euforisch” getekende contract. Of een Contractmanager die niet alleen de leverancier aanspreekt op zijn verantwoordelijkheden, maar ook de interne organisatie.

Creëer randvoorwaarden voor Succes
Succesvolle implementatie van de rol van Contractmanager en het Contractmanagement-proces blijkt vaak niet gemakkelijk. Hieronder een aantal randvoorwaarden voor succesvolle implementatie.

De belangrijkste basis voor succes is draagvlak! Meer dan voldoende support vanuit de top van het bedrijf en vooral van de Contracteigenaar is noodzakelijk. Niet alleen in woorden, maar vooral in daden. Verlang als directie/Contracteigenaar eigenaarschap voor het contract van uw Contractmanager en bedwing uzelf in het maken van toezeggingen en beloftes in uw contact met de leverancier. Maar al te vaak zet u door deze handelswijze de Contractmanager zelf buiten spel.

Stimuleer ook de opgedane nieuwe ervaringen en wees realistisch. Soms mislukken dingen nu eenmaal. Hiervoor is een wat langere adem nodig. Zorg voor voldoende capaciteit (dit doe je er echt niet even bij) en maak een realistisch plan van aanpak (start small / end big). Zorg daarnaast voor de juiste kennis en ervaring bij uw Contractmanager door middel van training en coaching en vraag daar waar nodig om support van buitenaf.

Werk aan de invoering van professioneel Contractmanagement! Ik garandeer u dat de champagne van uw nog af te sluiten contracten in de toekomst niet eindigen met een kater.

Ik wens u veel succes toe!

Meer weten?