Optimaliseren op Total Cost of Ownership klinkt leuk, laten we het nu ook gaan doen!

Bij bedrijven die voorraden spare parts aanhouden verwonder ik mij als ik hoor dat voorraadparameters op gevoel en ervaring worden bepaald. En dat terwijl in ’het beleid’ juist te lezen valt dat het minimaliseren van Total Cost of Ownership (TCO) te minimaliseren het uitgangspunt is. Dit roept bij mij een aantal vragen op: waarom zouden we het TCO concept toepassen, wat gaat er mis en hoe kan het dan wel?

Waarom TCO?
De gedachte achter het toepassen van het TCO concept is om naast de aanschafprijs van kapitaalintensieve goederen alle relevante kosten voor de instandhouding tijdens de gehele levenscyclus te beschouwen. Andere factoren zijn namelijk ook relevant zoals kosten gemoeid met onderhoud, kwaliteit, bestellen, ontvangst, opslag, transport, obsolescence, etc. Deze instandhoudingskosten zorgen er nogal eens voor dat goedkoop uiteindelijk toch duurkoop blijkt te zijn. Het idee is simpel, toch zie ik in de praktijk voorbeelden van het niet (goed) toepassen van het TCO concept.

Wat gaat er mis?
Aan de hand van een aantal voorbeelden maak ik duidelijk waar toepassing van het TCO-concept faalt:

  • Incourante parts met waarde (op de balans) worden niet gesaneerd omdat er geen budget (voorziening incourant) voor is. De aanblijvende voorraadkosten maken uitstel nog duurder.
  • Bestelactiviteiten worden niet herkend als bestelkosten, zo kunnen er veel (een meer dan benodigd aantal) bestellingen worden gedaan waar allerlei medewerkers stiekem heel veel tijd aan kwijt zijn.
  • Voorraad besturingsparameters worden niet (structureel) geoptimaliseerd.
  • Merk ‘x’ wordt aangevraagd bij het aanbesteden van een nieuw product: oftewel er wordt technisch gespecificeerd in plaats van functioneel.

Maar hoe dan wel?
Het toepassen van het TCO concept vergt een kwantitatieve analyse van de relevante te verwachte kosten (cash en non cash) die ontstaan vanaf de aanschaf tot aan eventuele verwijdering van een kapitaalintensief systeem.

model tycho

Maak daarnaast onderscheid tussen de levenscyclus van het asset en die van de bijbehorende parts:

  • Op asset-niveau worden de beslissingen met de grootste impact op de kosten vooral gemaakt in de aanschaffase. Het is te adviseren om in die fase al goed na te denken over de inrichting en bijkomende kosten van onderhoudsconcepten en een optimale service supply chain.
  • Op parts-niveau spelen de kosten vooral een rol als het systeem in gebruik is. Daar kun je aandacht besteden aan het verder optimaliseren van het onderhoudsconcept en de kwaliteit en efficiency van de service supply chain.

Om ook de leverancier te stimuleren om bij te dragen aan een minimale TCO, kun je overwegen een prestatiegericht contract aan te gaan. Hierdoor heeft de leverancier belang bij een hoge betrouwbaarheid van het asset en efficiënt onderhoud. De leverancier is daarmee bovendien geprikkeld om een beter systeem te ontwerpen.

In het algemeen geldt: hoe hoger de te verwachten kosten, hoe nauwkeuriger je berekening dient te zijn. Om een voorbeeld te geven: het op de cent nauwkeurig uitrekenen van een goedkoop boutje maakt het boutje natuurlijk juist duurder. Voor een onderdeel met een prijs van  € 1 ton maakt het daarentegen wel uit of de voorraadkosten naar verwachting 20% of juist 30% van de prijs zijn.

Ik ben ervan overtuigd dat door het juist toepassen van het TCO concept menig organisatie nog een hoop kan besparen. Het grootste potentieel zit in de aanschaffase van kapitaalintensieve systemen en (nog steeds) een substantieel deel in de instandhoudingsfase. Verder ben ik benieuwd naar de ontwikkelingen op dit vlak in de praktijk en jullie reacties.

 Plaats uw reactie op LinkedIn

 

Meer weten?

Tycho Lejeune
Consultant