Van de tekentafel naar de werkvloer is een lastige reis

Waarom verlopen implementaties zelden soepel?

Als consultant is het soms frustrerend; een goed advies afleveren wat vervolgens niet tot de volle potentie benut wordt. Soms is bedrijfspolitiek de reden of komt een coronacrisis uit de lucht vallen, maar meestal komt het doordat de implementatie van het advies onderschat wordt. De kwaliteit van het advies staat hier vaak los van, maar de toegevoegde waarde wordt wel de nek om gedraaid. Juist dat laatste is waar Gordian voor staat. Wij houden niet van dikke rapporten maar van tastbare resultaten voor onze klanten. Toch lukt dit niet altijd. Waar ligt dit nu aan en hoe kan je dit voorkomen? Onderstaand tref je vijf tips aan om rekening mee te houden zodat jouw implementatie reis vlot verloopt.

Organisatie is onbewust onbekwaam

De implementatie is vaak letterlijk het kind van de rekening. Na een inventarisatie van het probleem en het uitdenken van oplossingen is het geld op. Bedrijven denken vervolgens te licht over de implementatie en nemen aan zelf de capaciteiten in huis te hebben om deze (deels) zelf te verzorgen. Slechts een beperkt aantal bedrijven is hiertoe in staat.

Dat gold helaas ook voor een klant waar wij een volledig supply chain verbeterprogramma draaiden. Wij namen alle processen onder handen en voegden nieuwe processen toe op tactisch en strategisch niveau. Ondanks diverse waarschuwingen vanuit Gordian onderschatte deze klant de verander-impact voor de organisatie. Dit resulteerde in een nieuw ERP systeem en geoptimaliseerde processen, maar zonder mensen met de benodigde kennis op de nieuwe functies. Dit komt neer op een oud omaatje in de auto van Max Verstappen zetten. Het kan goed gaan, maar de kans is erg klein.

 

Investeer in de verandering

Beknibbelen op de kosten van implementatie bespaart op de korte termijn geld. Maar wat zijn de kosten van een suboptimale implementatie? Na meerdere mislukte implementaties besloot een klant om een intern projectmanagementbureau op te richten. Deze klant was zogezegd ‘bewust onbekwaam’ en schakelde daar proactief op. Gordian werd ingeschakeld om deskundigheid en capaciteit te leveren en mee te denken in de opzet van dit projectmanagementbureau. Nog steeds verlopen implementaties niet altijd vlekkeloos, maar problemen worden nu veel eerder gesignaleerd. Dit geeft ruimte om bij te sturen. Durf daarom vooraf te investeren in capaciteit en kennis om implementaties in goede banen te leiden. Dit is altijd goedkoper dan achteraf fouten te moeten herstellen.

Implementeren gaat verder dan training

Geregeld maak ik mee dat ik als consultant vriendelijk bedankt wordt na het trainen van de klant in nieuwe processen en tools. De verandering is ingevoerd en deze bedrijven nemen daarbij aan dat de verandering ook geland is binnen de onderneming. Ze vergeten echter een belangrijke stap. De borging van een verandering in de organisatie. Training verwatert snel en werknemers vervallen in oude routines of ontwikkelen afwijkende routines. Er is geen enkele garantie dat werknemers de op papier uitgedachte oplossing ook blijvend goed toepassen.

Dit was precies wat gebeurde bij een klant waarvoor wij een prachtige prototype tool ontwikkelden die inzicht gaf in hun logistieke keten. Na de training van het personeel en de overdracht van de tool pakte de klant het zelf verder op. Tijdens gebruik bleek uiteraard dat er nog wel wat nadere ontwikkelslagen nodig waren om van prototype tot volledig operationeel tool te komen. Gordian was echter niet meer aan boord om het tool verder te borgen. En het gebruik van deze tool was helaas binnen een paar maanden minimaal.

Houd dus de ontwikkelaars van de verbetering aan boord. Dit zijn degenen die de meeste kennis en inzicht hebben van de oplossing. Dit is cruciaal omdat implementaties zelden volledig gaan zoals het vooraf gepland en bedacht is.

 

Adoptie is niet vanzelfsprekend

Zelf ervaar ik naast borging de meeste problemen bij de adoptie van een verandering. Deze moet omarmd worden door de betrokkenen om succesvol te zijn. Hier wordt vaak enkel gedacht vanuit het bedrijfsbelang en niet ook vanuit het individueel belang. Deze belangen zijn niet vanzelfsprekend in lijn met elkaar.

Deze fout maakte ik ooit zelf bij een klant. Achterstanden op een inkoopafdeling moesten weggewerkt worden. Honderden openstaande behoeftes stapelden zich op en de inkopers zagen door de bomen het bos niet meer. Samen met een collega ontwikkelde ik slimme IT-tools om overzicht te creëren en veel efficiënter te kunnen werken. Daarnaast documenteerde en optimaliseerde ik alle inkoopprocessen. Kat in het bakkie hoor ik je denken. Toch lukte het niet om de achterstand weg te werken. Inkopers vonden dat andere afdelingen met ongewenst gedrag de puinhoop bij inkoop volledig veroorzaakten. Zij legden alle verantwoordelijkheid buiten zichzelf en schoten in de weerstand. Ga daarom tijdens een implementatie na welke emoties en belangen spelen bij de betrokken partijen. Dit voorkomt namelijk onaangename verrassingen.

 

Implementeren kan je leren

Implementaties blijven complexe processen waar veel valkuilen op de loer liggen. Bovenstaande ervaringen en tips helpen je hopelijk om de volgende reis van tekentafel naar de werkvloer succesvoller af te ronden. Er is echter geen ‘one size fits all’ benadering die werkt, omdat organisaties en hun werknemers van elkaar verschillen.

Deze blog is een oproep om vooraf na te denken hoe verbeteringen te implementeren binnen de organisatie. Heb je zelf de benodigde kennis in huis of huur je een externe partij in? Stel deze consultants gerust kritische vragen over de aanpak van de implementatie. Dit bespaart je een hoop ellende achteraf!

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen met implementaties. Deel je beste tips en goede ervaringen. Laten we de dialoog starten om van elkaar te leren!

Meer weten?

Frank de Bruin
Consultant