“Verkiezingen”, was het maar net zo makkelijk als voorraadbeheer

Het is weer zover, we mogen weer naar de stembus. De komende maand zal het nieuws gefocust zijn op de verkiezingen. Een grote happening om als land te bepalen hoe de regering er in de komende vier jaar uit gaat zien. Nu wil ik me totaal niet bemoeien met alle uiteenlopende meningen. Maar ik zie overeenkomsten tussen het vormen van een coalitie en het maken van keuzes over voorraadhoogtes van reservedelen. Wellicht ontstaan er nu wat vraagtekens op je gezicht, maar sta me toe dit toe te lichten.

Nadat we onze stemmen hebben uitgebracht zijn we er nog niet. Dan begint het volgende feest. Wie gaat er met wie regeren? Het proces om tot een coalitie te komen kent veel tegengestelde belangen en meningen. Hierdoor kan het een tijdrovend en inefficiënt proces worden. Iets dergelijks zien wij ook gebeuren wanneer we moeten bepalen hoeveel voorraad neer te leggen voor reserveonderdelen. Dit is met name lastig bij nauwelijks bewegende artikelen omdat er weinig data beschikbaar is. In die gevallen moeten we besluitvorming dus anders vormgeven. Hierbij kan je niet eenvoudig besluiten een artikel niet op voorraad te leggen omdat het bijvoorbeeld een kritisch artikel is of een artikel dat vanuit een veiligheidsoogpunt op voorraad moet liggen. Het probleem is echter dat deze groep met artikelen in een service- of onderhoudsbedrijf vrij groot is. Het bepalen van deze voorraadniveaus is een belangrijk onderdeel in het beheer van reservedelen. De grote omvang van het aantal artikelen maakt het bekijken en bediscussiëren erg tijdrovend. Bijna vergelijkbaar als bij het vormen van een coalitie.


Werken met tegengestelde belangen

In de discussie tussen verschillende afdelingen moeten de verschillende belangen tot één gezamenlijke beslissing komen in de bepaling van de voorraadniveaus. Vanuit een onderhoudsoogpunt is uiteraard voorraad de beste raad, maar bij voorkeur op basis van een objectieve bepaling. Terwijl vanuit een financieel oogpunt zo min mogelijk voorraad juist het devies is, maar bij voorkeur met inachtneming van het risico bij het ontbreken van het vereiste reservedeel. Verder wil de planner niet tegen lange levertijden aan kijken als er geen voorraad ligt. En zoals gemeld kan het zijn dat er vanuit een veiligheidsoogpunt bepaalde artikelen op voorraad genomen worden of dat er juist restricties liggen op het “waar” en “hoe” op te slaan. Iets wat je wil voorkomen is dat er onnodig lange discussies over niet-verifieerbare meningen ontstaan.


Eenvoudige oplossing?

Hier hebben wij binnen Gordian een oplossing voor. Want in plaats van discussiëren over alle individuele artikelen willen wij juist maar één discussie om één bedrijfsspecifiek besluitvormingsmodel te ontwikkelen. Een model dat dan vervolgens zonder al te veel discussie de niveaus bepaalt. De basisgedachte hierachter is dat we het gehele proces opdelen in verschillende stappen. Zo zijn we bijvoorbeeld al snel klaar wanneer we weten of een artikel niet meer in een actief asset zit. Daarnaast kan de bepaling of een artikel kritisch is rationeel verlopen wanneer dit gebeurt aan de hand van een set van zorgvuldig gekozen vragen. Op deze manier voeren we één discussie over het model en kunnen we vervolgens de stappen in het model individueel opvolgen. Uiteraard zal er nog steeds een handjevol artikelen zijn die we gezamenlijk moeten bekijken, maar doordat dit een beperkt aantal is kunnen we ze relatief snel wegwerken. Wat het gehele proces snel en eensgezind maakt.

Wat zou het mooi zijn als de politieke partijen voor de samenstelling van een nieuwe coalitie ook een dergelijk model gebruiken. Ik vrees alleen dat dit toch tot meer discussie leidt dan de bepaling van een voorraad niveau, maar wellicht kan er nog wel een slag geslagen worden in het komen tot een coalitie. Laten we in ieder geval hopen dat we snel weer een goed functionerende regering hebben, zeker in deze barre tijden!

 

Meer weten?

Anne Terlouw
Lead Consultant