Wanneer moet ik mijn werk dan doen?

We leven in een tijdperk waarin alles op hoog tempo aan ons voorbij raast, zo ook een gemiddelde werkdag. Zit jij regelmatig onderweg naar huis met de gedachte “Wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?” Is het antwoord daarop veelvuldig “geen idee, maar ik heb het wel druk gehad”, dan ben je vast niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat executives 60% van hun werkweek kwijt zijn aan geplande vergaderingen.  Daarnaast lopen in Nederland de geschatte totale loonkosten van deze vergaderingen op tot €20 miljard in 2011 en €60 miljard in 2016. In directe zin bevind ik mijzelf als consultant niet in deze vergadercultuur maar indirect ervaar ik hier wel de gevolgen van.

 

 

Tijdens de ontwikkeling en implementatie van een verbetervoorstel is afstemming met de stakeholders cruciaal. Als stakeholders niet vanaf het begin betrokken worden en hun mening kunnen geven, is de kans op draagvlak een stuk kleiner. Een telefoontje of wandeling naar het bureau van een werknemer bij de klant heeft 3 mogelijke uitkomsten: (1) Ik tref mijn doelwit en kan hem mijn prangende vraag stellen. (2) Ik tref mijn doelwit en hij vraagt me een moment in te schieten in zijn agenda, hij moet namelijk ieder moment naar een andere meeting. (3) Hij is afwezig door eerder genoemd probleem en ik herhaal dit proces driemaal, totdat ik het opgeef en ook een afspraak in zijn agenda zet. Zoals je begrijpt dragen situatie 2 en 3 bij aan de vicieuze cirkel die de vergadercultuur heet: een steeds voller wordende agenda met aaneensluitende vergaderblokjes.

 

 

Vergaderen zit diep geworteld in de Nederlandse cultuur en staat ook wel bekend als het poldermodel. In de strijd tegen het water was iedereen, ongeacht klasse en stand, verplicht een bijdrage te leveren aan de aanleg en het onderhoud van de waterwerken. Hiertegenover stond het recht van medezeggenschap bij belangrijke besluiten, een voor die tijd uniek vergaderregime. Het poldermodel heeft er toe geleid dat Nederland door de jaren heen bewoonbaar is gebleven. Echter, op de werkvloer plukken we hier niet de spreekwoordelijke vruchten van.

 

In 2009 schreven Guido Camps & Ilona Eichhorn een boek om de opmars van de ‘vergadertijgers’ een halt toe te roepen. Hierin beschrijven ze onder andere 12 type vergadertijgers. Zoek ze maar eens op en je komt tot de conclusie dat veel types helaas erg veel herkenning oproepen. Persoonlijk kom ik de volgende drie types het meest tegen:

  1. De oorspronkelijke vergadertijger: “Wacht even, ik denk dat we daar eerst nog eens over moeten vergaderen met alle mensen die hier een mening over hebben voordat we doorgaan”.
  2. Te late tijger: “Sorry dat ik een half uur te laat ben, maar mijn vorige meeting liep uit/ik was de tijd vergeten”.
  3. Territoriale tijger: “Ik begrijp dat iedereen vóór is, maar laat me even uitleggen waarom ik óók voor ben”.

 

De vraag is nu: hoe doorbreken we de ban? Hoe kan ik, met mijn bescheiden 2,5 jaar aan werkervaring, zeggen dat de tijd die men kwijt is aan vergaderingen stijgende is? Het zou toch mooi zijn geweest als het antwoord hierop, onderaan deze blog terug te lezen was. Helaas, ik moet je teleurstellen. Het minste wat ik kan doen is afsluiten met 6 tips die de vergadercultuur binnen een organisatie in toom kunnen houden. Enkelen zijn misschien open deuren (en daardoor wel eenvoudig toe te passen), andere zijn iets meer onorthodox:

  1. Verkort de lengte van de vergadering: vergaderen kan veel efficiënter als je er minder tijd voor reserveert en de zaken goed voorbereidt.
  2. Nodig alleen mensen uit die echt aanwezig moeten zijn: wees kritisch op wie je een invite stuurt. Dit geldt ook andersom, wees kritisch op welke invite je accepteert.
  3. Kom op tijd: dit zou voor zich moeten spreken, maar is het je weleens opgevallen dat veel vergaderingen pas 5 of 10 minuten na de afgesproken tijd aanvangen?
  4. Wissel van omgeving: een vergadering is niet altijd nodig: je kunt ook punten bespreken tijdens de lunch of de wandeling naar de koffiemachine.
  5. Zeg nooit “Ik…”: kom niet aanzetten met meningen of persoonlijke ervaringen. Communiceer alleen in feiten, onderbouwde input en data-gedreven informatie. Of zoals Marissa Mayer (CEO van Yahoo!) zegt: “Don’t politic, use data”.
  6. Eindig altijd met een EerstVolgendeActie (EVA): Je focust aan het einde van ieder bespreekpunt telkens op wie, wat, wanneer moet doen.

 

 

Laten we er met z’n allen bewust van zijn dat tijd erg schaars is en er een heleboel dingen in deze wereld leuker zijn, dan het bijwonen van een traditionele vergadering. Discussiëren en besluiten nemen tijdens ons werk kan zinvol zijn, zolang het ons maar dichterbij ons doel of eindresultaat brengt. Dit is dan ook een oproep tot een kritische houding richting de kwantiteit, kwaliteit en effectiviteit van je vergaderingen, zowel voor de voorzitter als de deelnemer(s). Van mij krijg je morgen in ieder geval een uitnodiging voor een vijf minuten durende 1-op-1 meeting, waar ik je al lopend naar de bedrijfskantine voorzie van de conclusies uit mijn kwantitatieve analyses.

Meer weten?

Sven Visser
Consultant