Het project kerst: lessons learned

Kerst is alweer voorbij, tijd om de balans op te maken. Ieder jaar zorgt deze tijd bij veel van mijn vrienden voor stress en kopzorgen, maar dat hoeft natuurlijk niet. Zie kerst als een project met een goede voorbereiding, een professionele uitvoering en een gedegen afwikkeling. Je zult zien dat het volgend jaar een stuk leuker is en je er daadwerkelijk van kunt genieten.


Een goede, strakke voorbereiding

Een goede voorbereiding is de helft van het werk. Weet welke gerechten je gaat maken en welke mensen en middelen je nodig hebt voor een succesvolle kerst. Win eventueel informatie in bij de gerecht-engineers om er zeker van te zijn dat de juiste gerechten ‘geproduceerd’ worden. Gelukkig is de datum van uitvoering eeuwen geleden bepaald: 25 december.

Erg belangrijk hierbij is dat de ingrediënten voor de gerechten gekoppeld zijn aan de taken voor de bereiding van het gerecht. Hierdoor weet je in een vroeg stadium al welke ingrediënten besteld moeten worden. Los van wat simpele ingrediënten die al op voorraad zijn, zoals zout en peper, moet je de rest waarschijnlijk bestellen (Deliver to Order). Houd hierbij rekening met de wat moeilijk verkrijgbare artikelen (zoals het vlees) en natuurlijk de levertijd. Gelukkig ben je vroeg genoeg begonnen met de backward planning, zodat je op tijd je spullen kunt bestellen bij een van de (online) leveranciers.

Zodra de ingrediënten binnen zijn, reserveer ze dan voor het desbetreffende kerstproject. Houd hierbij 1e en 2e kerstdag gescheiden in de voorraad(koel)kast. Plan vervolgens je gezelschap in en laat ze weten vanaf hoe laat ze welkom zijn en waar. Zorg ervoor dat er in een veilige maar vooral gezellige omgeving gewerkt kan worden d.m.v. kerstversiering en een opgetuigde kerstboom. Maar zorg er ook voor dat iedereen genoeg vloeibaar gereedschap heeft om te kunnen werken.


Een gecontroleerde en efficiënte uitvoering

Doordat alle ingrediënten voorradig zijn en netjes zijn opgeslagen, kun je met een gerust hart beginnen aan de productie van het feestmaal. Zorg ervoor dat er wat grijpvoorraad op tafel komt te staan, zoals olijfjes, kaasjes, toastjes, etc. Dit zorgt voor wat meer rust op de vloer.

Het is nu tijd voor de inspectietaken op de cadeaus die iedereen mooi heeft ingepakt. Hopelijk is er wat gedaan met de feedback van vorig jaar zodat de kans nu kleiner is dat er cadeaus vervangen moeten worden doordat ze niet in goede aarde vallen. Motiveer je gezelschap, ook als het gaat om de bonnetjesadministratie. Mensen willen nu eenmaal vooral cadeaus uitpakken, maar een goede administratie voorkomt dat eventuele vervangingen geen doorgang kunnen vinden.


Een gedisciplineerde afwikkeling

Ik gaf het al aan, zorg dat de administratie op orde is. Verzamel de bonnetjes van alle inkopen en registreer ze in de familie-ERP, zodat het ook financieel goed afgehandeld wordt. Breng alleen datgene in rekening wat daadwerkelijk op het project is afgeschreven en wat enkel en alleen t.b.v. dit project is aangeschaft en geen regulier toekomstig verbruik kent. Ik laat het aan jou in hoeverre je manuren wilt verrekenen.

Verzamel eventueel niet verbruikte ingrediënten en stort courante spullen terug in de voorraad(koel)kast. Dit kun je altijd nog op 2e kerstdag of later gebruiken. Spullen zoals borden, bestek, maar ook uiteindelijk de kerstversiering gaan terug het retourproces in. Afhankelijk van het gebruik komen ze weer tevoorschijn voor andere projecten. Afgeschreven producten, zoals een kerstboom, voer je af. Involveer ook je engineers (lees: partner) om te bepalen wat het juiste moment hiervoor is.

Zorg tenslotte dat de feedback loop gesloten wordt. Borg de informatie die je hebt opgedaan bij het bereiden van de gerechten en het uitpakken en beoordelen van de cadeaus. Stel de normen bij om te voorkomen dat er volgend jaar weer zoveel geruild gaat worden.

Al met al, een stukje professionaliteit tijdens de kerst hoeft niet saai te zijn. Sterker nog, wat mij betreft wordt het hierdoor alleen maar leuker!


De beste wensen voor 2018!

Meer weten?

Stijn Wouters
Senior Consultant