Ook last van materiaalplanners die beweren nergens aan toe te komen?

Veel organisaties ervaren het probleem dat materiaalplanners het druk hebben en niet in staat zijn al het werk op tijd af te hebben. Door dit tijdgebrek gaat de prestatie van de materiaalplanners, en daarmee ook de prestatie van de onderhoudsorganisatie, alsmaar achteruit. De materiaalplanner is bijvoorbeeld druk met het afhandelen van onnodige buitenvoorraad gevalletjes. Deze had hij kunnen voorkomen, maar er was te weinig tijd over om alle besteladviezen door te zetten. Bij andere artikelen lopen de voorraden juist op door onnodige aankopen omdat de materiaaldrukplanner geen tijd had alle vraagvoorspellingen voldoende te beoordelen. Deze ‘gevalletjes’ moet hij naast zijn huidige werkzaamheden oplossen wat het tijdgebrek vergroot waardoor hij achter de feiten aan gaat lopen. Mijn mening is dat hier oplossingen voor bestaan die de werkdruk verlagen en de effectiviteit van een materiaalplanner vergroten.

Meer materiaalplanners aannemen is niet de oplossing
Veel bedrijven hanteren, in geval van tijdgebrek, de optie van capaciteitsuitbreiding. Het nadeel hiervan is het kostenplaatje dat hiermee gemoeid is. Naar mijn idee bekijken bedrijven in deze situaties het proces niet kritisch genoeg en nemen organisaties te makkelijk nieuwe werknemers aan. Volgens mij zijn er voor de meeste bedrijven in dergelijke gevallen andere oplossingen die beter zijn. In de eerste plaats vraag ik me af of een materiaalplanner alle besteladviezen die hij voor zijn kiezen krijgt überhaupt moet beoordelen. Daarnaast moet de materiaalplanner naar mijn mening zijn verantwoordelijkheden beter bewaken.

Planners bekijken te veel besteladviezen
De situatie voor het gros van de bedrijven is dat materiaalplanners alle besteladviezen voor hun kiezen krijgen. Dit kost de materiaalplanner onnodig veel tijd terwijl maar een deel hiervan nuttig is om te bekijken. Het gros van de besteladviezen die uit het ERP-systeem komen zijn namelijk correct en hebben een geringe impact op de prestaties van de voorraad. Ons vermoeden is dat binnen elk bedrijf zeker 50% van de besteladviezen niet beoordeeld hoeft te worden. Wanneer de bestelparameters goed staan ingesteld bestaan er slechts uitzonderingssituaties voor de materiaalplanner om de besteladviezen te beoordelen. Dit zijn besteladviezen met een hoge waarde, besteladviezen ten gevolgen van piekvraag, artikelen met verbruik trends etc. Laat nu elk ERP-systeem, met behulp van een applicatie, de optie hebben om besteladviezen automatisch door te zetten naar de inkoper. Wanneer dan 50% van de besteladviezen door een systeem worden doorgezet komt er veel tijd vrij voor een materiaalplanner om zich op zijn andere werkzaamheden te kunnen focussen.

Planner neemt te veel verantwoordelijkheden
Naast het doorzetten van besteladviezen fungeert de materiaalplanner als schakel tussen verschillende afdelingen als inkoop en onderhoud. Hierdoor komen er veel vragen vanuit deze afdelingen op het bordje van de materiaalplanner. Echter heeft de materiaalplanner in de praktijk vaak de neiging om niet eerst kritisch naar de vraag te kijken maar direct de verantwoordelijkheid op zich neemt om aan de vraag te kunnen voldoen. Ik maak het wel eens mee dat wanneer projecten te laat worden gepland en de artikelen niet op tijd ingekocht kunnen worden, de materiaalplanner hier alsnog wat van probeert te maken. De materiaalplanner probeert dan bijvoorbeeld artikelen uit andere reserveringen te halen en vervolgens de andere reserveringen met een nieuwe levering te bevoorraden. Dit is fijn voor de prestatie van het bedrijf, maar wanneer dit vaker gebeurt zal de afdeling onderhoud zich niet verantwoordelijk gaan voelen om de planning op tijd af te hebben en loopt het werk voor de materiaalplanner als maar op.

Een andere situatie die ik regelmatig zie is dat de inkopers de data niet op orde hebben. Wanneer bijvoorbeeld de nieuwe levertijden van een leverancier niet zijn ingevoerd  wordt het voor de materiaalplanner onmogelijk om in te schatten hoeveel voorraad er moet liggen. Onderhoud kijkt vervolgens naar de materiaalplanner wanneer er te laat is besteld, waardoor de materiaalplanner zelf de verantwoordelijkheid op zich neemt om deze data op orde te krijgen wat weer de nodige moeite en tijd kost.

Hiernaast zijn er nog tal van voorbeelden waarin de materiaalplanner verantwoordelijkheden op zich neemt terwijl er anderen zijn die hem met de problemen opzadelen.  In mijn ogen moet de organisatie om dit te voorkomen de focus leggen op een goede overlegstructuur. Een goede overlegstructuur  heeft als doel om gezamenlijk prioriteiten te stellen en acties die daaruit volgen bij de juiste afdeling te beleggen. Een periodiek driehoeksoverleg is hier een voorbeeld van. Daarnaast moet een goede afbakening van de verantwoordelijkheden ervoor zorgen dat iedere afdeling weet waar hij aan toe is.

Ik ben van mening dat bedrijven een kritische houding moeten hebben naar capaciteitsuitbreiding en dat dit alleen in de uiterste gevallen moet worden toegepast. Wanneer een planner druk is moet eerst de vraag worden gesteld of hij niet te veel werk op zich neemt.

Graag hoor ik uw mening over het gebrek aan tijd voor de materiaalplanners.

 

Meer weten?

Anne Terlouw
Consultant